Πώς να μεταφράσετε ετήσιες οικονομικές εκθέσεις: 10 συμβουλές ειδικών!

25/11/2021 Ειδικές Μεταφράσεις

Μία από τις πιο πολυσύχναστες περιόδους του χρόνου για τις εταιρείες αποτελεί η εποχή της προετοιμασίας των χρηματοοικονομικών τους εκθέσεων. Η ετήσια χρηματοοικονομική έκθεση περιέχει μια πληθώρα πολύτιμων λεπτομερειών σχετικά με την οικονομική κατάσταση και την απόδοση μιας εταιρείας. Είναι ο ακρογωνιαίος λίθος κάθε επιχείρησης και συνήθως μοιράζεται όχι μόνο μεταξύ των μετόχων και των εργαζομένων αλλά και με τον Τύπο σε όλο τον κόσμο. 

Τα τελευταία χρόνια, λόγω της παγκοσμιοποίησης, όλο και περισσότερες εταιρείες συνεργάζονται με υπαλλήλους και μετόχους από πολλαπλά υπόβαθρα. Ως αποτέλεσμα, διαπιστώνουμε ότι ένας αυξανόμενος αριθμός επιχειρήσεων χρειάζεται να προετοιμάζει τον ετήσιο απολογισμό του σε δύο ή περισσότερες διαφορετικές γλώσσες.

Ποιες είναι οι προκλήσεις της δημιουργίας μιας ετήσιας ή τριμηνιαίας έκθεσης σε πολλαπλές γλώσσες;

Οι ετήσιες χρηματοοικονομικές εκθέσεις αποτελούν πρόκληση από μόνες τους λόγω του μεγάλου κοινού-στόχου στο οποίο απευθύνονται. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες στην έκθεση πρέπει να είναι κατανοητές σε πολλά άτομα με διαφορετικά επίπεδα γνώσεων.

Ωστόσο, το κοινό των διεθνών επιχειρήσεων είναι ακόμη μεγαλύτερο, καθώς διασχίζει πολλαπλά πολιτισμικά και γλωσσικά σύνορα. Αυτό καθιστά τις χρηματοοικονομικές εκθέσεις ακόμη πιο περίπλοκες, καθώς χρειάζονται και μετάφραση προκειμένου να παραμείνουν κατανοητές. Ως εκ τούτου, μια μετάφραση υψηλής ποιότητας μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να καλύψει καλύτερα τις ανάγκες του διεθνούς κοινού σας.  

Η δημιουργία ενός πολύγλωσσου ετήσιου απολογισμού αποτελεί πάντα μια πρόκληση και λόγω της σπουδαιότητάς του. Αυτό είναι το πρώτο και κυριότερο νομικό έγγραφο για διεθνείς εταιρείες και επομένως πρέπει να μεταφραστεί με ακρίβεια. Εάν η έκθεσή σας περιέχει λάθη, αυτό θα επηρεάσει αρνητικά την εταιρεία και θα μπορούσε ακόμη και να έχει νομικές συνέπειες για την επιχείρηση.

Εάν χρειάζεται να μεταφράσετε τις ετήσιες εκθέσεις σας, τότε ο πιο οικονομικός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να σχεδιάσετε τη διαδικασία μετάφρασης εξ αρχής. Διαβάστε παρακάτω τις κορυφαίες 10 συμβουλές μας για το πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα θα κυλίσουν ομαλά.

10 κορυφαίες συμβουλές από τους ειδικούς μας

1. Δώστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες

Προτείνουμε να μας δώσετε το χρονοδιάγραμμα του έργου σας και τον όγκο του περιεχομένου της μετάφρασης όσο το δυνατόν νωρίτερα. Αυτό θα μας επιτρέψει να συντονίσουμε την καλύτερη ομάδα ειδικών για ταχύτερη, έγκαιρη παράδοση. Για ακόμα καλύτερα αποτελέσματα, προσπαθήστε να μας στέλνετε μέρος του περιεχομένου της έκθεσης μόλις είναι έτοιμο. Αυτό θα διευκολύνει την διαχείριση του έργου, δίνοντας στους μεταφραστές μας την ευκαιρία να ξεκινήσουν όσο το δυνατόν πιο άμεσα με την ανάθεση του έργου.

2. Δώστε προσοχή στις προθεσμίες

Η περίοδος σύνταξης της ετήσιας έκθεσης καθορίζεται από το φορολογικό έτος. Αφού επιλέξετε τον πάροχο γλωσσικών υπηρεσιών με τον οποίο θα συνεργαστείτε, συζητήστε μαζί του τις απαιτήσεις του έργου σας πριν ξεκινήσει η διαδικασία.  Μια εκτίμηση του αναμενόμενου όγκου των λέξεων και του χρονοδιαγράμματος θα μας βοηθήσει να προετοιμαστούμε για το έργο σας, διευκολύνοντας την παράδοσή μας σύμφωνα με τις προθεσμίες σας.

3. Σκεφτείτε ποιες ακριβώς υπηρεσίες χρειάζεστε

Καθορίστε σε ποιες γλώσσες θα δημοσιεύεται η ετήσια έκθεσή σας, συμπεριλαμβανομένων συγκεκριμένων διαλέκτων. Για παράδειγμα, θα χρειαστείτε αγγλικά όπως ομιλείται η γλώσσα στις ΗΠΑ ή στο Ηνωμένο Βασίλειο; Αυτό θα επιτρέψει στο μεταφραστικό γραφείο να επιλέξει μεταφραστές με την κατάλληλη τοπική γνώση και πολιτισμική κατανόηση για μεγαλύτερη ακρίβεια.

4. Στείλτε τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις αναφοράς στις γλώσσες προέλευσης και προορισμού

Τα μεταφραστικά εργαλεία και ειδικά οι μεταφραστικές μνήμες έχουν κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη για τους μεταφραστές. Όταν οι συντάκτες ελέγχουν και εγκρίνουν ένα μεταφρασμένο τμήμα, τόσο το κείμενο-πηγή όσο και η αντίστοιχη μετάφρασή του αποθηκεύονται ταυτόχρονα σε μια μεταφραστική μνήμη. Στη συνέχεια, το λογισμικό ανακαλεί αυτά τα αποθηκευμένα τμήματα κάθε φορά που ένα νέο κείμενο περιέχει παρόμοιο περιεχόμενο.

Εάν έχουμε μεταφράσει για εσάς έγγραφα κατά το παρελθόν, μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε προς όφελός σας. Με την χρήση μνημών, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φράσεις που έχουμε ήδη μεταφράσει για εσάς στο παρελθόν μειώνοντας έτσι την ποσότητα του νέου περιεχομένου που χρειάζεται μετάφραση, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου, ενέργειας και κόστους για εσάς.

5. Διευκρινίστε τις απαιτήσεις του στυλ και της ορολογίας σας

Ένα γλωσσάρι (βάση δεδομένων ορολογίας) και ένας οδηγός για το στυλ γραφής το οποίο απαιτείται θα σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι η μετάφραση είναι σύμφωνη με το εταιρικό σας στυλ. Αυτό θα μειώσει τον αριθμό των ερωτημάτων κατά τη διαδικασία της μετάφρασης καθώς και τον αριθμό των αλλαγών που θα χρειαστούν κατά τη διαδικασία ελέγχου.

6. Ορίστε βασικά άτομα στην εταιρεία σας

Θα πρέπει να ορίσετε ένα άτομο ως σημείο επαφής εντός της εταιρείας σας για να σας βοηθήσει με τις μεταφράσεις και να λάβει τελικές αποφάσεις σχετικά με την ορολογία. Η συνεργασία παράγει τα μεγαλύτερα αποτελέσματα και η ύπαρξη ενός τέτοιου συστήματος είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση της επικοινωνίας μεταξύ των γλωσσολόγων μας και του επικεφαλής του έργου σας.

7. Ελέγξτε τις συμφωνίες εμπιστευτικότητας

Η μετάφραση των ετήσιων εκθέσεων και των χρηματοοικονομικών καταστάσεων είναι ένα έργου που απαιτεί εμπιστευτικότητα. Ο εξειδικευμένος πάροχος γλωσσικών υπηρεσιών σας θα έχει πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, τις δραστηριότητες σας και τους πελάτες σας.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο χειρισμός αυτών των ευαίσθητων πληροφοριών γίνεται με προσοχή. Πριν στείλετε οποιοδήποτε από τα έγγραφά σας, ελέγξτε τα μέτρα ασφαλείας της εταιρείας που έχετε επιλέξει και ζητήστε της να υπογράψει μια σύμβαση εμπιστευτικότητας για να συμβάλουν στην περαιτέρω προστασία των δεδομένων σας.

8. Επιλέξτε έναν πάροχο μετάφρασης με υψηλά πρότυπα ποιότητας

Όταν αναζητάτε μια αξιόπιστη μεταφραστική υπηρεσία, αναζητήστε ένα αξιόπιστο μεταφραστικό γραφείο με πιστοποίηση ISO. Αυτό σημαίνει ότι η μεταφραστική εταιρεία έχει τηρήσει αυστηρά πρότυπα, διασφαλίζοντας τόσο την ποιότητα όσο και την ασφάλεια των μεταφρασμένων εγγράφων σας.

Για να σας βοηθήσει να πάρετε την απόφασή σας, ένα αξιόπιστο μεταφραστικό γραφείο θα πρέπει να σας προσφέρει ένα δείγμα μετάφρασης πριν ξεκινήσετε το έργο σας. Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να δείτε όχι μόνο την ποιότητα του έργου που προσφέρει αλλά και το είδος της συνεργασίας και αλληλεπίδρασης μαζί σας.

9. Έλεγχος από αναθεωρητή

Μόλις ολοκληρωθεί το πρώτο προσχέδιο, η μετάφρασή σας θα πρέπει να ελεγχθεί από έναν αναθεωρητή. Αυτός θα πρέπει να είναι κάποιος που ειδικεύεται στον τομέα σας και είναι εξοικειωμένος με τις ορολογίες και τις έννοιες που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές δραστηριότητές σας. Θα πρέπει επίσης να έχουν ειδίκευση στα λογιστικά πρότυπα και στις ιδιαιτερότητες της αγορά-στόχου σας, είτε πρόκειται για αγγλικά κατά ΗΠΑ είτε για αγγλικά κατά Ηνωμένο Βασίλειο.

Ρωτήστε τον πάροχο γλωσσικών υπηρεσιών που έχετε επιλέξει σχετικά με τη διαδικασία διασφάλισης ποιότητας, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στο στάδιο της αναθεώρησης. Αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας μετάφρασης και πρέπει να είστε σίγουροι ότι θα γίνει σωστά.

10. Συζητήστε τυχόν άλλες ανησυχίες 

Σκεφτείτε προσεκτικά πώς θα εξελιχθεί το έργο σας και ενημερώστε τη μεταφραστική εταιρεία που έχετε επιλέξει για τυχόν πρόσθετες απαιτήσεις που μπορεί να έχετε. Αυτό θα μπορούσε να είναι η επί τόπου παρακολούθηση κόστους, η παράδοση της μετάφρασης της αναφοράς σας σταδιακά ή οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής σελιδοποίησης (Desktop Publishing ή DTP) για ένα επαγγελματικό φινίρισμα.

Το κλειδί για μια επιτυχημένη μετάφραση βρίσκεται στην ειλικρινή και ανοιχτή επικοινωνία και από τα δύο μέρη. Ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντο ή προφανές μπορεί να φαίνεται, φροντίστε να συζητήσετε κάθε λεπτομέρεια του έργου σας με τον διαχειριστή του έργου σας. Αυτό βοηθά να έχουν όλοι μια κοινή γραμμή επικοινωνίας ώστε να υπάρχει μια ομαλή διαδικασία και μια μετάφραση υψηλής ποιότητας.

Γιατί να επιλέξετε την εταιρεία Intertranslations;

Στην Intertranslations, χρησιμοποιούμε μια σειρά από διαδικασίες και τεχνολογίες που μας επιτρέπουν να παρέχουμε υψηλής ποιότητας μεταφράσεις. Ακολουθούν μερικοί από τους λόγους για τους οποίους μας εμπιστεύονται σταθερά κορυφαίες πολυεθνικές εταιρείες όλες τις μεταφραστικές τους ανάγκες.

●     Συνεργαζόμαστε μαζί σας

Κατανοούμε ότι οι ετήσιες χρηματοοικονομικές εκθέσεις αντιπροσωπεύουν την εταιρεία σας. Με στενή συνεργασία, μπορούμε να σας βοηθήσουμε να έχετε το σωστό αποτέλεσμα σε όλες τις γλώσσες, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι η μετάφραση της ετήσιας έκθεσης σας θα είναι ακριβής.

Θα σας ανατεθεί ο δικός σας διαχειριστής έργου, ο οποίος θα σας ενημερώνει σχετικά σε τακτά χρονικά διαστήματα και θα λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ εσάς και των μεταφραστών μας. Αυτό βοηθά ώστε να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν ομαλά για την έγκαιρη παράδοση μιας ποιοτικής μετάφρασης.

●     Λύσεις αποδοτικές ως προς το κόστος

Φροντίζουμε επίσης να μειώνουμε το κόστος χρησιμοποιώντας μεταφραστικό λογισμικό τελευταίας τεχνολογίας για τη δημιουργία μεταφραστικής μνήμης. Αυτό μας επιτρέπει να διακρίνουμε το νέο και επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο ώστε να μην χρειάζεται ποτέ να μεταφράσουμε το ίδιο περιεχόμενο δύο φορές, εξοικονομώντας σας έτσι χρόνο και χρήμα.

●     Υποστηρικτική ομάδα 

Παραδοσιακά, οι πολύγλωσσες ετήσιες εκθέσεις είναι δύσκολο να ολοκληρωθούν. Ένα επιτυχημένο έργο απαιτεί ένα λεπτομερές σχέδιο και αρκετό χρόνο για να επικοινωνήσουν όλοι οι εμπλεκόμενοι σε αυτό. Για να διασφαλίσουμε ότι όλα πάνε ομαλά, οι διαχειριστές έργων μας φροντίζουν για όλο τον προγραμματισμό και τον συντονισμό, ενώ οι εξειδικευμένοι μεταφραστές μας επικεντρώνονται στα κείμενα.

●        Σταθερή ποιότητα

Η ποιότητα είναι η πρώτη προτεραιότητά μας και η τεχνολογία αιχμής που χρησιμοποιούμε διασφαλίζει συνεπή τόνο και ορολογία σε όλα τα έγγραφά σας. Δημιουργούμε πόρους κατά παραγγελία για κάθε μεμονωμένο πελάτη, από μεταφραστικές μνήμες μέχρι γλωσσάρια ειδικά για τον κλάδο σας. Αυτό μας επιτρέπει να διασφαλίσουμε την ακρίβεια και τη συνέπεια ακολουθώντας παράλληλα τις προδιαγραφές σας. 

●     Γηγενείς ομιλητές και ειδικοί μεταφραστές

Οι ετήσιες εκθέσεις είναι σημαντικά έγγραφα που απαιτούν ακριβείς μεταφράσεις σε συγκεκριμένες προθεσμίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο προσλαμβάνουμε γηγενείς ομιλητές, μεταφραστές χρηματοοικονομικών κειμένων και αναθεωρητές για να παρέχουμε στην εταιρεία σας την καλύτερη ποιότητα μεταφράσεων. 

Αυτοί, διαθέτοντας πολυετή πείρα, κατανοούν τη συγκεκριμένη ορολογία του κλάδου και τους οικονομικούς όρους και στις δύο γλώσσες. Γνωρίζουν επίσης πλήρως τα διεθνή πρότυπα και τις οδηγίες, διασφαλίζοντας ότι η εταιρεία σας συμμορφώνεται με αυτά ανά πάσα στιγμή.

●        Εγγύηση εμπιστευτικότητας

Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό είναι ότι οι ετήσιες εκθέσεις αποκαλύπτουν πολλές πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση και την απόδοση της εταιρείας σας. Ο χειρισμός τέτοιων ευαίσθητων πληροφοριών είναι μεγάλη ευθύνη, για αυτό και την αντιμετωπίζουμε με σοβαρότητα.

Σεβόμαστε την εμπιστοσύνη που δείχνετε στην εταιρεία μας αντιμετωπίζοντας τα στοιχεία σας με τη μέγιστη προσοχή. Οι ομάδες που συγκροτούνται για τα έργα σας μπορούν πάντα να υπογράψουν μία σύμβαση εμπιστευτικότητας, διασφαλίζοντάς ότι οι πληροφορίες της εταιρείας σας θα βρίσκονται σε ασφαλή χέρια.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για την εταιρεία μας ή πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε στη μετάφραση των ετήσιων χρηματοοικονομικών σας εκθέσεων, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας. Οι διαχειριστές έργων μας είναι πάντα πρόθυμοι να απαντήσουν σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις και θα σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι θα έχετε μια μετάφραση υψηλής ποιότητας εγκαίρως για τις προθεσμίες σας.